Hinweisgeberschutzgesetz - Wir richten Ihre interne Meldestelle ein
Das Wichtigste zum Hinweisgeberschutzgesetz im Überblick
- Relevant für Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern
- Gilt seit dem 17.12.2023
- Bußgelder bis zu 500.000€ bei juristischen Personen
- Sehr strenge Fristen und Auflagen
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Hinweisgeberschutzgesetzt - Was ist jetzt zu tun?
Unternehmen sind dazu verpflichtet, ein Verfahren einzurichten, welches sicherstellt, dass Mitarbeitende jeglichen Verdacht von Verstößen in einem geschützten und sicheren Umfeld melden können.
Einführung zur Interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz
Seit dem 17.12.2023 besteht für alle Arbeitgeber, sofern sie in der Regel mindestens 50 Arbeitnehmer beschäftigen, die Pflicht zur Einrichtung und Unterhaltung einer internen Meldestelle.
Erfahren Sie mehr über die Hintergründe, die einzuhaltenden Vorgaben, die möglichen Konsequenzen bei Verletzung der gesetzlichen Bestimmungen und darüber, wie unsere Kanzlei aus Neuss Sie dabei unterstützen kann.
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Inhaltsübersicht
- Warum und seit wann gibt es das Hinweisgeberschutzgesetz?
- Wer ist verpflichtet eine interne Meldestelle einzurichten?
- Werden bei der Anzahl der Beschäftigten auch Teilzeitkräfte mitgezählt?
- Welche Informationen sollen gemeldet werden können?
- Was ist eine interne Meldestelle?
- Wie kann eine interne Meldestelle erstellt werden?
- Wie werden Hinweise gemeldet?
- Was gilt nach Eingang einer Meldung?
- Welche Aufgaben hat die interne Meldestelle? Welche Fristen sind dabei zu beachten?
- Welche Folgen gelten bei Nichtbeachtung dieser Pflichten?
Warum und seit wann gibt es das Hinweisgeberschutzgesetz?
Das HinSchG wurde aufgrund der EU-Whistleblower Richtlinie 2019/1937/EU erlassen. Das Gesetz trat am 02.07.2023 in Kraft. Ziel der Richtlinie und des darauf basierenden Hinweisgeberschutzgesetzes ist es, in erster Linie Hinweisgeber (sog. Whistleblower), welche das betroffene Unternehmen oder die Öffentlichkeit über geheime Missstände informieren möchten effektiver und einheitlicher vor Repressalien (bspw. Kündigungen) oder anderen Nachteilen (bspw. Mobbing) zu schützen. Hierzu nimmt das Gesetz in erster Linie die Unternehmen in die Pflicht (interne Meldestelle) und bietet darüber hinaus parallel dazu die Möglichkeit, Hinweise auch direkt an die zuständigen Behörden (externe Meldestellen) zu melden.
Das Gesetzt normiert hierzu in §1 Abs. 1 und 2 HinSchG:
Dieses Gesetz regelt den Schutz von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen).
Darüber hinaus werden Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind.
Wer ist verpflichtet eine interne Meldestelle einzurichten?
Beschäftigungsgeber, welche in der Regel mindestens 50 Beschäftigte haben, sind seit dem 17.12.2023 verpflichtet eine interne Meldestelle einzurichten. Darüber hinaus müssen gem. § 12 Abs. 3 HinSchG in den nachfolgend exemplarisch genannten Branchen auch dann interne Meldestellen eingerichtet werden, wenn sie weniger als 50 Arbeitnehmer beschäftigen.
- Wertpapierdienstleistungsunternehmen im Sinne des Wertpapierhandelsgesetzes,
- Datenbereitstellungsdienste im Sinne des Wertpapierhandelsgesetz,
- Börsenträger im Sinne des Börsengesetzes,
- Institute im Sinne des § 1 Absatz 1b des Kreditwesengesetzes und Institute im Sinne des § 2 Absatz 1 des Wertpapierinstitutsgesetzes
- Kapitalverwaltungsgesellschaften gemäß § 17 Absatz 1 des Kapitalanlagegesetzbuchs.
Das Hinweisgeberschutzgesetz betrifft nicht nur Unternehmen, sondern beispielsweise auch Vereine, Behörden, eingetragene Genossenschaften und Stiftungen.
Werden bei der Anzahl der Beschäftigten auch Teilzeitkräfte mitgezählt?
Das Gesetz unterscheidet nicht zwischen Vollzeitarbeitnehmern und Teilzeitbeschäftigen oder Aushilfskräften und Auszubildenden. Jeder, der zu diesem Personenkreis zählt, wird unabhängig vom Umfang seiner vertraglichen oder tatsächlichen Beschäftigungsart – oder Dauer zum Kreis der Beschäftigten gezählt.
Welche Informationen sollen gemeldet werden können?
2 HinSchG regelt die Anwendungsfälle, in denen Hinweisgeber berechtigt werden sollen, die dort genannten Verstöße zu melden. Hier nur ein paar der der wichtigsten:
- Verstöße, die strafbewehrt sind,
- Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
- sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union,
Was ist eine interne Meldestelle?
Damit diese Verstöße dem Beschäftigungsgeber gemeldet werden können, muss dieser eine interne Meldestelle nach den gesetzlichen Vorgaben bereitstellen.
Die gesetzliche Legaldefinition hierzu in § 12 Abs. 1 HinSchG lautet:
Beschäftigungsgeber haben dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte wenden können (interne Meldestelle).
Der Beschäftigungsgeber hat also dafür Sorge zu tragen, dass eine eigene „Ermittlungseinheit“ erstellt wird, die zuständig dafür ist, Verstöße entgegenzunehmen (ähnlich einer eigenen Polizeidienststelle) diese zu bearbeiten und zu verfolgen und abschließend eine Entscheidung zu treffen (ähnlich einer eigenen Staatsanwaltschaft), dazu näher unten.
Externe Meldestellen sind hingegen behördlichen Meldestellen, die ebenfalls geeignet sind, um die oben genannten Verstöße zu melden. Beschäftigte können ihre Meldungen sowohl bei der internen Meldestelle einreichen als auch bei der externen.
Fazit:
Arbeitgeber sollten nicht nur von Gesetzeswegen darauf achten, dass die internen Meldestellen leicht zugänglich und bedienungsfreundlich gestaltet sind. Sie sollten jeden eingegangen Hinweis auch ernst nehmen und fristgerecht und gründlich behandeln. Anderenfalls wenden sich Hinweisgeber erfahrungsgemäß eher an die externen Meldestellen und der Beschäftigungsgeber hat keinerlei Einflussmöglichkeiten mehr darauf, den Verstößen selbst nachzugehen und diese auszuräumen.
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Gerne stehen wir Ihnen nach Kontaktaufnahme mit Rat und Tat zur Seite und sind auch kurzfristig in der Lage, die interne Meldestelle bei Ihnen einzurichten oder zu optimieren, so dass Sie alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen und mit uns einen starken Partner an Ihrer Seite haben.
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Wie kann eine interne Meldestelle erstellt werden?
Eine interne Meldestelle kann eingerichtet werden, indem eine bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird, § 14 I HinSchG. Dies bedeutet, dass sowohl eigene Arbeitnehmer mit dieser Aufgabe betraut werden können, als auch Dritte, wie beispielsweise Rechtsanwälte. Voraussetzung ist nämlich in beiden Fällen, dass die interne Meldestelle unabhängig und weisungsfrei in der Ermittlungsarbeit handeln kann und sie fachkundig ist, § 15 HinSchG.
Fazit:
Wir können Ihnen in zweierlei Weise behilflich sein:
- Entweder bilden wir ihr Personal zu einer fachkundigen internen Meldestelle aus oder
- Wir übernehmen selbst die Aufgabe der internen Meldestelle
In beiden Fällen wird sowohl die Notwendigkeit der Unabhängigkeit als auch der Fachkunde erfüllt. Durch regelmäßige Fortbildungen unserer Kanzlei und/oder Ihres eingesetzten Personals wird zu dem gewährleistet, dass die Fachkunde aufrecht erhalten bleibt.
Wie werden Hinweise gemeldet?
Beschäftigungsgeber richten für Hinweisgeber Meldekanäle ein, über die sich Beschäftigte und dem Beschäftigungsgeber überlassene Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer an die internen Meldestellen wenden können, um Informationen über Verstöße zu melden, § 16 I HinSchG.
Hinweise werden demzufolge über eigens dafür eingerichtete Kanäle eingereicht, die zugleich die Anforderungen an die DS-GVO erfüllen müssen, da Beschäftigungsgeber anderenfalls empfindliche Bußgelder riskieren. In Anbetracht dessen, dass das HinSchG in § 16 III zugleich vorschreibt, Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen, empfiehlt es sich, hierauf ausgerichtete Software zu verwenden, welche es den Hinweisgebern sowohl benutzerfreundlich als auch datenschutzkonform ermöglicht, Verstöße an die internen Meldestellen zu melden.
Tipp:
Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die interne Meldestelle nicht nur über das Intranet zu erreichen ist. Sie sollte frei für Jedermann zugänglich gemacht werden, damit sich denkbare Dritte Hinweisgeber (etwa Paketzusteller oder Handwerker) ebenfalls mit Leichtigkeit an den Beschäftigungsgeber wenden können und nicht etwa erst die externe Meldestelle einschalten müssen.
Fazit:
Unsere Kanzlei arbeitet mit Softwareanbietern und IT-Agenturen zusammen, die es Ihnen als Beschäftigungsgeber leicht machen, geeignete Softwareapplikationen auf Ihrer Webseite zu implizieren, um Verstöße leicht und datenschutzkonform aufzunehmen und weiter zu bearbeiten.
Was gilt nach Eingang einer Meldung?
Hat der Beschäftigungsgeber einen geeigneten Kanal eingerichtet, beginnt die eigentliche Aufgabe der internen Meldestelle nach Eingang des Hinweises. Verstöße führen nach § 40 HinSchG zu empfindlichen Bußgeldern. Die interne Meldestelle hat dabei Sorge zu tragen, dass dem Hinweis
- fristgerecht,
- datenschutzkonform und
- unabhängig
nachgegangen wird. Um welche Fristen und Aufgaben es sich im Einzelnen handelt, erfahren Sie in den nachfolgenden Abschnitten.
Welche Aufgaben hat die interne Meldestelle? Welche Fristen sind dabei zu beachten?
Die Aufgabe der internen Meldestelle lässt sich Wesentlichen in drei Bereiche aufteilen.
- Entgegennahme des Hinweises unter Eingangsbestätigung.
- Ermittlungsverfahren
- Ergreifung von Folgemaßnahmen.
Im Folgenden möchten wir auf jeden einzelnen Schritt näher eingehen und Ihnen dabei vor allem die Wichtigkeit der Fachkunde der internen Meldestelle vor Augen führen.
Erste Aufgabe
Zunächst hat die interne Meldestelle innerhalb von einer Woche der hinweisgebenden Personen eine Bestätigung darüber zu erteilen, dass der Hinweis eingegangen ist, § 17 I Nr. 1 HinSchG. Wird die von uns bevorzugte Software verwendet, erfolgt die Bestätigung an den Hinweisgeber vollautomatisch und die interne Meldestelle entgeht der Gefahr, dass sie ausbleibt, wodurch Ordnungswidrigkeitsbegehungen und somit Bußgelder vermieden werden.
Zu beachten ist auch, dass eine Dokumentationspflicht hinsichtlich des gesamten Meldevorgangs einzuhalten ist. Zu jeder Meldung sollte daher auch eine eigene Akte eröffnet werden, anhand die Arbeit der internen Meldestelle jederzeit und auch nach längerem Zeitablauf überprüft werden kann, siehe auch, § 11 HinSchG.
Dort heißt es:
Die Personen, die in einer Meldestelle für die Entgegennahme von Meldungen zuständig sind, dokumentieren alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots (§ 8).
Bei telefonischen Meldungen oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung darf eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder dessen vollständige und genaue Niederschrift (Wortprotokoll) nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen. Liegt eine solche Einwilligung nicht vor, ist die Meldung durch eine von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person zu erstellende Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll) zu dokumentieren.
Diese und vergleichbare Dokumentationen sind gem. § 11 V HinSchG grundsätzlich nach drei Jahren zu löschen, es sei denn die längere Aufbewahrung ist aus anderen Gründen verpflichtend.
Zweite Aufgabe
Hat die interne Meldestelle den Eingang des Hinweises bestätigt, beginnt die Ermittlungsarbeit.
Aus welcher Art diese besteht, wird im Wesentlichen in § 17 HinSchG legaldefiniert, dort heißt es:
Die interne Meldestelle
- prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fällt,
- hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt,
- prüft die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung,
- ersucht die hinweisgebende Person erforderlichenfalls um weitere Informationen.
Bildlich kann die Arbeit der internen Meldestelle am ehesten mit der Polizeiarbeit vergleichen werden, da auch diese zunächst prüft, ob Sie für den Verstoß zuständig ist und anschließend Zeugen vernimmt und Beweismittel sichtet und anhand aller gewonnenen Informationen letztlich entscheidet, ob und welche Maßnahmen zu ergreifen sind. Dabei handelt die interne Meldestelle unabhängig und muss etwaige Repressalien durch den Beschäftigungsgeber dokumentieren.
Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person der internen Meldestelle zu ermöglichen. Mit Einwilligung der hinweisgebenden Person kann die Zusammenkunft auch im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen, siehe § 16 III HinSchG
Tipp:
Sollten Sie einen Dritten mit der Aufgabe der internen Meldestelle beauftragen, müssen Sie als Beschäftigungsgeber unbedingt sichergehen, dass dieser auch in der Lage ist, notfalls ein persönliches Gespräch mit der hinweisgebenden Person zu führen und dieses ordnungsgemäß zu protokollieren. Wir können Ihnen diesen Dienst deutschlandweit anbieten.
Dritte Aufgabe
Innerhalb von drei Monaten trifft die interne Meldestelle eine Entscheidung hinsichtlich der zu treffenden Folgemaßnahmen und gibt der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung, § 17 II HinSchG. Fällt die Rückmeldung nicht zur Zufriedenheit des Hinweisgebers aus, erhöht dies das Risiko für den Beschäftigungsgeber, dass sich der Hinweisgeber an die externe Meldestelle wendet.
Mögliche geeignete Folgemaßnahmen können nach § 18 HinSchG wie Folgt aussehen:
- interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren,
- die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen,
- das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder
- das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen abgeben an
- a) eine bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder
- b) eine zuständige Behörde.
Diese gesetzliche Aufzählung ist dabei keinesfalls abschließend, sondern nur beispielhaft. Je nach Einzelfall können auch andere Maßnahmen geeignet sein, um auf den Hinweis zu reagieren.
Welche Folgen gelten bei Nichtbeachtung dieser Pflichten?
Die Bußgelder, welche bei Verstößen gegen das HinSchG können im schlimmsten Fall bis zu 50.000 EUR betragen. Handelt es sich bei dem Beschäftigungsgeber um eine juristische Person, kann das Bußgeld unter Umständen sogar bis zu 500.000,00 EUR betragen, siehe § 40 VI HinSchG iVm. § 30 II S.3 OwiG.
Fazit:
In Anbetracht dessen, dass nach § 40 IV HinSchG sogar eine fahrlässige Begehungsweise der dort genannten Ordnungswidrigkeit möglich ist, empfiehlt es sich, die Aufgabe der internen Meldestelle an eine eigenverantwortlich handelnde Anwaltskanzlei zu übertragen, damit gewährleistet ist, dass diese Aufgaben gesetzeskonform erledigt werden.
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Unsere Software Lösung im Überblick
- Implementierung und Einrichtung durch uns – Sie haben keinen Aufwand
- Transparente Kostengestaltung
- Intuitive Bedienung & Benutzerfreundlichkeit
- Konform mit EU-Richtlinie, DSGVO und den lokalen Gesetzen (Hinweisgeberschutzgesetz)
- Höchste Sicherheitsstufe - ISO 27001:2013 Zertifizierung, ISAE 3000, ISO 27001
- Ende-zu-Ende verschlüsselte Kommunikation
- Zwei-Wege-Kommunikation mit der hinweisgebenden Person
- Vertrauliche und anonyme Meldungen werden unterstützt
- Entfernung von Metadaten aus angehängten Dateien
- Unbegrenzte Anzahl von Fällen, Benutzern, Speicherplatz
- Über 70 Sprachen verfügbar
- Anpassbare Berichtsseite und erweiterte Funktionen für die Berichterstattung
Die Aufgaben des Whistleblower-Systems
- DSGVO, Schrems II und HinSchG konform
- Einhaltung vom Vertraulichkeitsgebot
- Verarbeitung personenbezogener Daten
- Entgegennahme, Dokumentation und Prüfung aller Meldungen
- Bestätigung an die hinweisgebende Person bei Eingang einer Meldung innerhalb der ersten 7 Tage
- Kommunikationsmöglichkeit mit der hinweisgebenden Person
- Bearbeitung aller Folgemaßnahmen und Untersuchungen
Sicherheit, Datenschutz und Zertifizierungen
Die von uns angebotene Whistleblower Software Lösung und deren Hersteller sind vielfach geprüft und zertifiziert.
ISO/IEC 27001:2013
ISAE 3000 Type 2
ISO 27001-Server
WCAG 2.1 AA-Zertifizierung
Regelm. Penetrationstest
ISO/IEC 27001:2013
„ISO/IEC 27001:2013 ist eine internationale Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme (ISMS). Sie legt Anforderungen fest, um Organisationen dabei zu unterstützen, ihre Informationen sicher zu verwalten, einschließlich der Implementierung, Aufrechterhaltung und kontinuierlichen Verbesserung eines ISMS. Die Norm betont die Bedeutung der Risikobewertung und des Risikomanagements und ist darauf ausgelegt, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Informationen zu schützen.“
ISAE 3000 Type 2
ISAE 3000 Typ 2 ist eine internationale Prüfungsnorm, die für die Beurteilung von Kontrollsystemen von Dienstleistungsunternehmen verwendet wird. Diese Prüfungen beinhalten die Bewertung der Wirksamkeit von Kontrollen über einen bestimmten Zeitraum. Typ 2-Prüfungen sind besonders gründlich, da sie nicht nur das Vorhandensein, sondern auch die Wirksamkeit der Kontrollmechanismen über einen längeren Zeitraum bewerten. Dies bietet ein höheres Maß an Sicherheit für die Nutzer der Dienstleistungen.
ISO 27001-Server
Die zum Einsatz kommenden Server der Software werden gemäß ISO/IEC 27001 Norm für Informationssicherheitsmanagementsysteme (ISMS) betrieben. Dies bedeutet, dass die Server und die damit verbundenen Prozesse und Dienstleistungen so gestaltet und verwaltet werden, dass sie den hohen Sicherheitsstandards der ISO 27001 entsprechen. Dazu gehören Maßnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der auf den Servern gespeicherten Informationen.
WCAG 2.1 AA-Zertifizierung
Die WCAG 2.1 AA-Zertifizierung bezieht sich auf die Einhaltung der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1 auf dem AA-Niveau. Diese Richtlinien wurden entwickelt, um Webinhalte zugänglicher für Menschen mit unterschiedlichen Behinderungen zu machen. Das AA-Niveau ist ein mittlerer Standard der Zugänglichkeit, der zusätzliche Anforderungen über das Basisniveau A hinaus umfasst. Eine WCAG 2.1 AA-Zertifizierung zeigt an, dass eine Website oder ein digitales Produkt eine Reihe von Kriterien erfüllt, die sicherstellen, dass es für Personen mit Sehbehinderungen, Hörbehinderungen, motorischen Einschränkungen und anderen Beeinträchtigungen benutzerfreundlicher ist.
Regelm. Penetrationstest
Zuletzt durchgeführt im Mai 2023 von TRUESEC
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